Culture et gestion documentaire
**Fiche de poste: Documentaliste**
**Compétences :**
1. **Actualisation de documents et fonds documentaires :** Doit être capable de maintenir à jour les ressources et les informations disponibles dans la base de données.
2. **Structuration et synthétisation des informations :** Doit être capable de structurer et de synthétiser les informations, et de sélectionner les documents pertinents.
3. **Culture générale et connaissance du domaine culturel :** Doit avoir une bonne connaissance de la culture générale et une spécialisation dans un domaine culturel spécifique.
4. **Gestion administrative :** Doit pouvoir définir une politique de développement, gérer l'accès et la diffusion des documents, et prendre des décisions sur leur conservation ou élimination.
5. **Utilisation des outils bureautiques :** Doit savoir utiliser les outils bureautiques, comme Word, Excel, PowerPoint, ainsi que les logiciels spécifiques aux documentalistes.
6. **Renseignement du public :** Doit savoir informer le public sur l'utilisation des supports disponibles.
7. **Traitement de texte et utilisation de logiciels de tableur :** Doit savoir utiliser un traitement de texte et des logiciels de tableur.
8. **Langues :** Doit maitriser l'anglais, aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.
9. **Gestion des relations avec les partenaires et l'entreprise :** Doit contribuer à la promotion de l'entreprise et à la diffusion des offres sur le site et auprès des partenaires.
10. **Gestion des bases de données :** Doit savoir gérer des bases de données et être en mesure d'apprendre à utiliser de nouveaux outils.
11. **Organiser, classer et archiver les documents :** Doit pouvoir utiliser une méthode efficace de classement et d'archivage des documents.
**Formations académiques conseillées :**
1. Diplôme en sciences de l'information et des bibliothèques.
2. Master en documentation et communication.
3. Master en sciences de l'information et de la documentation.
**Savoir-faire :**
- Gestion administrative
- Gestion des ressources humaines
- Relation client
- Gestion des stocks
- Management
- Stratégie de développement
- Animation
- Communication multimédia
- Conseil transmission
**Qualités requises :**
- Sens du service
- Travail en équipe
- Capacité à s'adapter aux changements
- Bonne organisation du travail
- Rigueur et précision
- Gestion du stress
- Être à l'écoute et faire preuve d'empathie
- Persévérance
**Secteurs spécifiques :**
- Lecture publique
- Pack Office
- Force de proposition
- Maladies rares
- Outil bureautique
- Tour de Valat
Étant donné la variété des compétences et qualités requises, un documentaliste doit être une personne adaptable, rigoureuse, attentive et engagée.
Le documentaliste est chargé de collecter, traiter, indexer, conserver et diffuser l'information et la documentation utiles à l'entreprise ou à l'organisme qui l'emploie. Ses principales responsabilités sont : la gestion des fonds documentaires, l'enrichissement et la mise à jour des bases de données, l'aide à la recherche d'informations, la veille documentaire, la gestion administrative et budgétaire du centre de documentation.
Avec de l'expérience, le documentaliste peut évoluer vers des postes à responsabilité comme chef de projet en ingénierie documentaire, responsable de systèmes d'information documentaire, ou responsable d'un centre de documentation. Dans les grandes structures, il peut encadrer une équipe et devenir responsable du service documentation.
Les principales formations débouchant sur le métier de documentaliste en France sont : le DUT Information-Communication option Information numérique dans les organisations, la licence pro Métiers de l'information : documentation et médiation numérique, le master Information-Communication spécialité métiers des bibliothèques et de la documentation.
Le documentaliste exerce principalement dans les secteurs de la culture, de l'édition, de l'éducation, de la recherche scientifique et technique, de l'industrie, de la communication et du journalisme. Les types d'organisations concernées : bibliothèques, centres de documentation, services d'archives, musées, médias, éditeurs, instituts de recherche, grandes entreprises...
Le documentaliste utilise des outils de gestion de contenus et de bases de données (CMS, SGDB), des outils de recherche d'informations sur internet, des logiciels de gestion documentaire et de GED (gestion électronique de documents), des outils de veille, ainsi que la suite bureautique classique (traitement de texte, tableur...).