Culture et gestion documentaire
Fiche de poste : Archiviste
I. Description du poste :
Ce poste est axé sur la gestion et la préservation des archives. L'archiviste sera en charge de la collecte, de la classification, de la catalogage et de la conservation de documents et d'informations qui sont d'importance historique pour l'organisation ou l'entité. Il/elle jouera également un rôle clé dans la diffusion des informations contenues dans ces documents à travers différentes plateformes.
II. Compétences requises :
1. Compétences en gestion administrative pour gérer les tâches administratives courantes liées aux documents et aux archives.
2. Capacité à structurer, synthétiser et sélectionner des informations et des documents pertinents pour le fond documentaire.
3. Connaissances en matière de gestion des bases de données pour trier, organiser et classer les archives.
4. Aptitude à suivre les règles de conservation pour préserver l'intégrité des archives.
5. Capacité à travailler avec des logiciels de traitement de texte et de tableur pour créer des documentations techniques.
6. Connaissance de divers outils informatiques pour le traitement et l'accès aux informations.
7. Familiarité avec les lois et les réglementations relatives à la sécurité sociale et autres lois applicables, notamment en ce qui concerne l'accès et la diffusion des informations.
8. Expérience dans le contrôle de la qualité pour garantir la précision de l'information.
9. Excellentes compétences en matière de service à la communauté et de relations interpersonnelles.
10. Forte capacité de proposition, notamment en matière de transformation numérique des archives.
III. Formations Académiques :
Les candidats pour ce poste doivent généralement détenir une licence ou un master en archivistique, en histoire, en bibliothéconomie ou dans un domaine connexe. En France, des institutions comme l’Ecole Nationale des Chartes, l’Université Aix-Marseille ou l’Université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis proposent des formations appropriées.
IV. Qualités personnelles :
L'archiviste doit être méticuleux, organisé, capable de travailler en autonomie mais aussi en équipe. Il doit aussi être capable de s'adapter aux changements, d'être persévérant, d'avoir une approche méthodique du travail et d'être à l'écoute des autres. Faire preuve d'empathie, de curiosité et de rigueur est également essentiel pour ce poste.
V. Savoir-faire :
L'archiviste doit avoir des compétences confirmées en gestion administrative, une connaissance approfondie des techniques professionnelles d'archivage, être capable de collaborer efficacement avec d'autres parties prenantes, comprendre et suivre les normes et les processus relatifs à son domaine, avoir une expertise dans le traitement de l'information et des données, et être capable de concevoir une documentation technique efficace. Il doit également être capable de gérer les relations avec les clients et d'assurer un niveau de qualité élevé dans son travail.
L'archiviste est responsable de la gestion et de la préservation des archives historiques d'une organisation. Ses principales missions sont : la collecte, le classement, le catalogage et la conservation de documents et d'informations importantes ; la diffusion des informations contenues dans ces archives via différentes plateformes ; le respect des règles de conservation.
Les archivistes peuvent évoluer vers des postes de direction des archives ou de responsable de la gestion de l'information. Ils peuvent également devenir consultants ou formateurs en archivistique. La dimension managériale est plus présente pour les archivistes occupant des postes de direction, avec l'encadrement d'équipes dédiées.
En France, les formations débouchant sur le métier d'archiviste sont principalement : Licence ou Master en archivistique, histoire, bibliothéconomie ou domaines connexes (Ecole Nationale des Chartes, Université Aix-Marseille, Université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis etc.)
Les archivistes sont présents dans les administrations publiques (nationales ou locales), les grands groupes disposant de fonds documentaires importants, les organisations culturelles ou historiques (bibliothèques, centres d'archives, musées), ainsi que certains cabinets d'avocats ou études notariales.
L'archiviste utilise des logiciels de gestion électronique de documents et d'archives, des systèmes de stockage et de sauvegarde, des outils de recherche et de consultation d'archives numériques, ainsi que des solutions de gestion de bases de données documentaires.